Pysyvä siisteys ja järjestys – unelmaako?

Olen kuullut lukemattomia kertoa, että yrityksissä on potkaistu käyntiin 5S-projekti ja saatu hyviä tuloksia aikaan, mutta ajan saatossa on lipsuttu takaisin vanhoihin uomiin. Muutos on ollut vain väliaikainen. Monille yrityksille siisteyden ja järjestyksen ylläpito on osoittautunut ylivoimaiseksi tehtäväksi. Kannattaako siisteyteen ja järjestykseen panostaa resursseja, jos muutos ei ole pysyvä?

Elekmerk on osoittautunut virkistäväksi poikkeukseksi monien yritysten joukossa. 5S potkaistiin vauhdilla käyntiin 2015 ja joka vuosi tasoa on nostettu. Elekmerkin maalaamoa puhtaampaa maalauslinjastoa en ole koskaan nähnyt.

Yrityksen kannalta 5S:n käyttöönotto vaatii, että koko henkilöstö ymmärtää 5S:n merkityksen ja on valmis soveltamaan sitä käytännössä. Usein tarvittavat hankinnat ovat varsin edullisia, mutta henkilöstölle on varattava aikaa muutoksen toteuttamiseen. 5S:ää on pidettävä esillä ja se on nostettava tärkeäksi tekijäksi.

Esittelykelpoinen tehdas on monessa mielessä valtti. Asiakkaita voi ylpeänä kierrättää tehtaalla, uusia työntekijöitä on helpompi houkutella siisteihin tiloihin ja työntekijöiden työviihtyvyys, sekä -tehokkuus paranee, samassa suhteessa kuin tavaroiden etsiminen vähenee.

Tänä vuonna Elekmerkillä on panostettu ulkoalueiden siisteyteen. Pressuhallit ja kylmät tilat keräävät helposti täysin turhaa tavaraa sisäpuolelleen ja kun sisus on täynnä alkavat ulkoseinänkin vieret täyttymään tavarasta. Ulkotilojen siisteys on myös tärkeä osa tehokasta toimintaa, samalla tavalla ulkona hukataan aikaa tavaroiden siirtelyyn ja etsintään kuin sisällä.

Siisteys ja järjestys ovat osa jokaisen nykyaikaisen yrityksen arkea. 5S antaa perusedellytykset laadukkaalle toiminnalle. Mielikuva yrityksestä muodostuu ensimmäisten sekuntien aikana, jonka jälkeen sitä on vaikea muuttaa.

Tervetuloa tutustumaan Elekmerkin esimerkillisiin tiloihin Keuruulle!

Lyhyt opas siisteyden ja järjestyksen parantamiseen

5S on alun perin japanilaisten kehittämä menetelmä siisteyden ja järjestyksen ylläpitoon. 5S:n avulla tilat saadaan kuntoon pysyvästi. Parannus toteutetaan viiden askeleen kautta seuraavasti.

1. Sorteerauksessa käydään läpi kaikki työpisteen tavarat ja ne lajitellaan kolmeen luokkaan: tarpeellinen, hyvä olla olemassa ja tarpeeton. Hävitetään kaikki ”tarpeeton” ja karanteeniin laitetaan kaikki ”hyvä olla olemassa” tavara. Työpisteelle jätetään ainoastaan ”tarpeellinen”.
2. Systematisoinnissa mietitään, mitä asioita säilytetään ja missä. Mitä tarvikkeita tarvitaan työpisteillä ja mitä säilytetään keskitetysti yhteisissä kaapeissa. Pyritään ratkaisemaan materiaalin varastointiongelmia ja tutkitaan materiaalin virtausta tuotannon läpi. Työpisteet, käytävät ja muut alueet rajataan selkeästi. Työkalujen ja apuvälineiden säilytyspaikat merkitään.
3. Siivous alkaa työntekijöiden omista työpisteistä, jonka jälkeen suoritetaan yhteisten alueiden perusteellinen puhdistus. Siivouksen tarkoitus on saada yhdellä kerralla kaikki paikat siistiksi ja siten osoittaa, miten puhdas tilan tulisi olla. Merkittävän muutoksen näkeminen kasvattaa työntekijöiden motivaatiota jatkaa 5S:n läpivientiä.
4. Standardisoinnilla tarkoitetaan työtapojen ja työmenetelmien yhtenäistämistä. Työpisteistä luodaan yhtenäisten parhaiden käytäntöjen mukaisesti. Standardisointi tarkoittaa myös esimerkiksi, miten usein siivotaan ja huolletaan sekä tarkastetaan laitteita. Standardisoinnissa tehdään rutiinilista, joka osoittaa ymmärrettävästi, milloin kukin työ ja toimenpide suoritetaan. Rutiinin aikaväli voi olla päivä tai kuukausi tai vaikka joka työvuoron päättyessä. Seurannan kannalta on tarpeellista, että työn suorittanut henkilö kuittaa listaan työn tehdyksi.
5. Seuranta. Jatkuvalla ja säännöllisellä seurannalla ja auditoinnilla säilytetään saavutettu siisteyden ja järjestyksen taso sekä saadaan parannettua sitä jatkuvasti. Siisteyden ja järjestyksen suorittaminen kertaponnistuksena onnistuu helposti, mutta usein vaikeinta on pitää sitä järjestelmällisesti yllä. 5S:n viimeinen vaihe vaatii asennemuutosta koko henkilöstössä. Esimiehillä ja yrityksen johdolla on erityisen tärkeä asema ylläpitovaiheessa. Onnistuminen on riippuvainen esimiesten kiinnostuksesta ja panoksesta.

Näistä vaiheista kaikista tärkein on numero 5. Seurannan vaikutusta ja tehoa ei voi aliarvioida.